Samla underlagen på ett ställe
Gör en mapp eller använd företagets utläggsapp för hela resan. Lägg in hotellunderlag, biljetter och andra godkända utlägg löpande. Namnge gärna resan med datum och destination så att den blir lätt att hitta.
Kvittot ska nå företaget
När en anställd handlar för företagets räkning blir inköpet en affärshändelse i företaget. Bokföringsnämnden förklarar att ett digitalt kvitto ska bevaras i det elektroniska format som den anställde tog emot det i. Att bara ha betalningen i en bankapp är inte samma sak som att ha sparat kvittot. Läs BFN:s svar om anställdas utlägg och arkivering.
Följ företagets rutin för överföring och arkivering. Släng inte ett underlag enbart för att du har tagit en bild; säkerställ först att överföringen och lagringen uppfyller kraven som gäller för er.
En arbetslista för resans sista dag
- Koppla varje kvitto till rätt resa och uppdrag.
- Skriv start- och sluttid medan de är enkla att kontrollera.
- Markera vilka måltider som ingick.
- Skilj egna utlägg från sådant som företaget betalade direkt.
- Notera avbokningar och återbetalningar så att inget ersätts dubbelt.
Hotellbokning och hotellkvitto är olika underlag
Spara bokningsbekräftelsen för rumsvillkoren och betalningsunderlaget för själva kostnaden. Kontrollera att företagets uppgifter hamnar rätt i de dokument ni behöver. Om något saknas är det lättast att reda ut medan vistelsen fortfarande är aktuell.
Guiden ger allmän information för svenska förhållanden och aktuella 2026-belopp. Vilka villkor som gäller för dig beror bland annat på anställning, avtal och företagsform. Följ länkarna till källorna för fullständiga regler.
